Gestão tempo: um grande desafio

Um dos grandes desafios do homem contemporâneo é fazer uma boa gestão do tempo. Atualmente, há uma série cada vez maior de atividades, incluindo trabalho, lazer e descanso, nas quais podemos investir o nosso tempo. Contudo, a dificuldade em separar cada uma dessas atividades, além de hábitos impróprios e da falta de disciplina, acaba fazendo com que haja desperdício de tempo precioso do nosso dia a dia.

Quando falamos sobre gestão do tempo, referimo-nos ao processo de administração de si próprio, pois o tempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiu controlar.

Este artigo versa sobre a necessidade de otimização do uso do tempo e traz dicas para que você possa aproveitá-lo melhor, utilizando-se de estratégias que permitem realizar as atividades de maneira produtiva, proporcionando um melhor equilíbrio entre os seus vários papéis e uma melhor qualidade de vida. Neste artigo, você aprenderá a fazer uma gestão do tempo eficaz, a aumentar a sua produtividade e a melhorar o seu bem-estar. Vamos juntos!

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“Tempo disso, tempo daquilo, falta o tempo de nada.” Carlos Drummond de Andrade

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O que é o tempo

O tempo é algo presente em nossas vidas. Vira e mexe estamos sempre nos referindo a ele. Porém, raramente, paramos para pensar no que ele significa.

Você já parou para pensar sobre o que é o tempo?

Ele pode ser um conjunto de muitos anos, um período, uma medida de duração ou até mesmo cada um dos dois períodos em que se divide uma partida de futebol. Ao longo dos anos, muitos estudiosos refletiram sobre o tempo e chegaram a diversas conclusões. Não existe apenas uma definição para “TEMPO”, assim sendo, todos os conceitos acima estão corretos, cada um com seu enfoque singular.

O tempo não muda, não desaparece, não aumenta, não diminui, não pode ser dado, nem emprestado, nem armazenado, o tempo é indelével, não importa a demanda exigida.

Exemplo: se você tiver um trabalho que precise ser entregue em um determinado prazo, é possível trabalhar mais horas, ter a ajuda de mais pessoas, adquirir ferramentas (equipamentos, computadores, softwares, etc.) que auxiliem na realização do trabalho. Mas, você não terá mais tempo, não há a possibilidade de acrescentar mais horas em seus dias ou fazê-los passar mais devagar.

Tempo é vida

Viver é poder trabalhar, divertir-se, sonhar, relaxar e se sentir realizado. Para isso, é preciso planejar o tempo. Não é fácil, mas é possível. É um aprendizado contínuo… e necessário.

O não planejamento do uso do tempo gera frustações, conflitos internos e ansiedades, pois as horas de trabalho acabam roubando as horas de descanso, do convívio com a família, do lazer e da vida social. As pessoas acabam sentindo um peso enorme que não conseguem carregar, é como se o mundo estivesse sobre as suas costas.

Por que é preciso planejar o uso do tempo?

Porque tempo é vida e desperdiçar o seu tempo é desperdiçar a sua vida!

Como percebemos o tempo

Nem sempre percebemos o tempo de uma única maneira. Às vezes, temos a sensação que o tempo não passa, Outras vezes, parece que ele passa rápido demais. É uma maneira de sentir o tempo bem paradoxal!

Por que será que isso acontece?

Quando não temos compromissos ou algum trabalho para realizar, as horas parecem se estender. Assim, podemos relaxar e ver o tempo passar. Mas quando estamos concentrados em alguma atividade, a impressão que se tem é que o tempo passa rápido, mas na medida certa. Agora, quando estamos estressados, sob pressão ou com diversos compromissos concomitantes, o tempo nunca parece ser suficiente. Ou seja, o problema não está com o tempo, está em nós mesmos.

Infelizmente, muita gente desperdiça muito tempo por dia. Frequentemente, esta perda de tempo é involuntária, fruto de hábitos inadequados e da indisciplina na sua utilização. Lembre-se: sempre existe tempo suficiente para as coisas importantes! Portanto, a dificuldade está em determinar o que é realmente importante e priorizar as atividades mais significativas.

Por que perdemos tempo?

Os principais motivos para desperdiçarmos tempo são os seguintes:

>  Distrações.

>  Desorganização.

>  Foco na eficiência em vez da eficácia.

>  Mais preocupação com as atividades do que com os resultados.

>  Falta de prioridades.

>  Indecisão.

Como utilizar melhor o tempo?

>  Definir bem o que precisa ser feito.

>  Saber o que pode ser feito.

>  Estabelecer objetivos e metas de forma clara e bem definida.

>  Saber o porquê de realizar a tarefa.

>  Estabelecer e cumprir um cronograma.

Como ter mais tempo?

Para ter mais tempo, você precisará consumir algum tempo para:

>  Refletir sobre o assunto.

>  Estabelecer metas e objetivos.

>  Priorizar tarefas.

>  Separar as questões importantes das urgentes.

>  Aprender a lidar com as interrupções no trabalho.

>  Exercitar ser mais disciplinado.

>  Planejar a vida (não precisa ser aquela coisa “Caxias” e chata, afinal, uma vida 100% planejada deve ser tediosa).

>  Testar as dicas apresentadas adiante.

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Sim, é possível “ter mais tempo”!

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Estabelecendo metas e objetivos para uma gestão do tempo eficaz

META = OBJETIVO ESPECÍFICO, MENSURÁVEL, POSSÍVEL, COM PRAZO PARA SER REALIZADO

Estabelecer objetivos e metas é crucial para usar o tempo com mais eficácia. Para tanto, é preciso defini-los e escrevê-los um a um, com o máximo de detalhes. Escrever objetivos e metas é o primeiro passo para realizá-los, pois quando estão apenas em nossas cabeças, são apenas desejos. Quando não escritos, não têm valor. Segundo Paul Meyer, os objetivos trazem ordem, significado e finalidade à vida, sustentando o interesse e a motivação por um longo período de tempo.

Como fixar metas?

O autoconhecimento é essencial para uma boa gestão do tempo ou, se preferir, para uma boa administração de si próprio. Assim sendo, é necessário passar por momentos de reflexão e introspecção para realizar uma autocrítica (sem ser excessivamente crítico consigo mesmo), procurar novos caminhos e estipular novas metas,

Importante reforçar que, ao estabelecer os objetivos e metas, é preciso escrevê-los, pois isso ajuda a fixar um compromisso com você mesmo, reforçando a motivação para seguir adiante.

Resolvendo o dilema ‘Importante x Urgente’

As questões importantes dificilmente são urgentes. As questões urgentes exercem grande pressão e exigem que a nossa atenção seja redobrada. A insistência do que é urgente acaba por mascarar a sua verdadeira importância. Apenas quando conseguimos romper com a tirania do urgente é que resolvemos a complicação da falta de tempo.

Cuidado: deixar de fazer alguma atividade no prazo estipulado, cria uma urgência. E, o pior: muitas vezes, para dar conta da urgência, abandona-se tarefas importantes. Portanto, ter clareza do que é realmente importante é condição indispensável para o processo de priorização e, por conseguinte, para um melhor uso do tempo.

IMPORTANTE E NÃO URGENTE

O ideal é que a maior parte das atividades do seu dia a dia esteja localizada nesse quadrante. São tarefas importantes, mas por já estarem planejadas, não têm o fator urgência. São as tarefas que melhor contribuem para a realização das suas metas, não costumam causar estresse e podem até ser prazerosas. É imprescindível estabelecer, aqui, o tempo livre e os momentos de lazer. Afinal, essas atividades são muito importantes.

IMPORTANTE E URGENTE

São tarefas que precisam ser resolvidas, imediatamente. As crises são as maiores responsáveis pelo estresse e é necessário fazer o máximo para evitá-las. Para evitar crises, planeje cuidadosamente o seu dia a dia e não adie tarefas. Uma meta planejada pode se tornar uma crise quando adiada.

NÃO IMPORTANTE E URGENTE

São tarefas que surgem inesperadamente e interrompem o seu fluxo de trabalho. Para evitar interrupções é preciso saber dizer não e delegar tarefas. Você não precisa fazer tudo sozinho.

NÃO IMPORTANTE E NÃO URGENTE

Distrações precisam ser evitadas, pois atrapalham o seu rendimento sem gerar nenhum benefício. Se você não conseguir se controlar, postagens nas redes sociais, mensagens e joguinhos no celular podem tomar muito tempo. Fazendo um bom planejamento você terá tempo livre suficiente para fazer o que desejar, depois. Assim, pense na sua rotina e tente dividir as atividades em um dos quadrantes da Matriz de Eisenhower.

Você se sente cansado e pouco produtivo?

Talvez, você esteja lidando com muitas crises. Para resolver isso, invista tempo para planejar o seu dia a dia. Dessa forma, você poderá prever alguns problemas e evitá-los, antes mesmo que aconteçam.

Tenha mais foco em suas atividades. Tentar classificar suas tarefas nesses quadrantes ajudará a identificar e solucionar problemas em sua rotina e a planejar melhor a utilização do seu tempo, melhorando a sua produtividade. Também, você terá mais tempo para si e, portanto, uma melhor qualidade de vida.

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Priorizar é fazer primeiro o que é mais importante!

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O mito da multitarefa

Muita gente acredita ser capaz de realizar muitas tarefas ao mesmo tempo, mas esse hábito não passa de um mito. Só 2,5% das pessoas são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, segundo pesquisa da Universidade de Utah (EE.UU.). Essas pessoas são as supertaskers. No entanto, o restante dos mortais só se atrapalha ao tentar ser multitarefa.

Quando consideramos estar no “modo multitarefa”, o que o nosso cérebro faz é mudar de uma atividade para outra de forma rápida.

A multitarefa faz mal para a produtividade. Em média, quando uma pessoa vive “multitarefando”, gasta entre 20% e 30% mais tempo para concluir as suas tarefas.

Por que planejar?

O planejamento é um processo natural da nossa mente. Quando decidimos fazer qualquer coisa ou tomar uma atitude, nossa mente começa a planejar a ação. O planejamento racional depende da clareza dos objetivos. Quem não sabe o objetivo do que está fazendo, não tem chance alguma de alcançar o sucesso. Uma decisão bem-sucedida depende de critérios bem definidos. Motivação nada mais é do que o motivo da ação. Devemos ter motivações claras para realizar qualquer atividade. Escrever o motivo de realizar uma ação aumenta a confiança na decisão.

Para realizar um planejamento realista, é preciso analisar as diversas alternativas, organizar e trocar ideias, consultar as pessoas, ouvir diferentes opiniões e coletar informações dirigidas. Para executar o planejamento, deve-se definir objetivos e prioridades, descartar ações de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos. Para planejar compromissos, é preciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas.

Lembre-se: o dia continua tendo “apenas” 24 horas, que precisam ser divididas entre as novas e as velhas tarefas. Por isso, planejar é preciso!

Dicas Úteis

Dica nº 01 – Organize-se

A desorganização pode refletir diretamente em seu trabalho. Dê uma olhada em sua volta. Se seu espaço está repleto de papéis e post-it, é hora de se organizar para que nada fuja de controle ou seja esquecido. Um bom exercício é tentar reorganizar cronogramas, planejamento ou descrição de trabalhos de maneira on-line.

Os sintomas da desorganização são: deixar as tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, adiamentos constantes, falta de concentração, não programar suas atividades.

Organizar-se é um passo básico para se conseguir uma boa gestão do tempo.

Dica nº 02 – Planeje com antecedência

Um erro comum é planejar-se em cima da hora. O aconselhável é planejar as suas atividades com antecedência mínima de três dias. Melhor seria planejar a semana, antecipadamente.

Na hora de planejar, avalie a duração de cada atividade, mas sem exagerar, pois é preciso reservar algum tempo para os imprevistos que, certamente, aparecerão. Então, prepare-se para eles. Também, considere a oscilação do seu ânimo e motivação durante o dia, para uma melhor distribuição das tarefas.

Pensar nas atividades com antecedência faz do tempo um aliado.

Dica nº 03 – Aprenda a dizer “não”

Muita gente tem dificuldade para dizer “não”. Não recusar nenhum serviço, por mais simples que seja, quando você já está atolado de tarefas até o pescoço, não lhe trará nenhum benefício.

Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver muito atarefado, diga claramente que assumir mais uma tarefa, no momento, comprometerá imensamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Se possível, apontando fatos e dados.

Não se pode conceder tudo a todos. Saber dizer “NÃO” é tão importante quanto saber dizer “SIM”.

Dica nº 04 – Delegue

Aprender a abrir mão de determinadas atividades e distribuir responsabilidades ainda é um grande desafio, principalmente para os gestores. Porém, saber delegar tarefas é uma das principais competências de um bom gestor. Mas delegar tarefas é diferente de transferir responsabilidades.

Apesar de grande parte das pessoas ter um perfil centralizador, delegar é importante. Quanto mais você delega, mais tempo tem para tarefas mais importantes, para estudar, para você, para a família… para a vida!

Cuidado: delegar é diferente de “delargar”.

Dica nº 05 – Encontre tempo para você

As pessoas mais organizadas na utilização do seu tempo, geralmente, são aquelas que encontram tempo para si mesmas. Como já foi dito, gestão de tempo é, na verdade, uma administração de si próprio.

Na vida exercemos vários papéis. É preciso que os exerçamos em equilíbrio. Portanto, todos esses papéis precisam fazer parte do nosso planejamento do tempo. Assim como, nem sempre o equilíbrio está no meio, o tempo disponível para cada um dos papéis não precisa ser igual.

Deixar de dar atenção a algum papel, reduz a motivação, a produtividade e a qualidade de vida, causando grande frustração.

Dica nº 06 – Crie o ‘Dia da Estratégias’

Para conseguir fazer mais com menos é preciso planejar. Alguns estudos apontam que, para cada 10 minutos investidos no planejamento das tarefas, economiza-se 60 minutos na execução.

O “Dia da Estratégia” consiste em reservar algum tempo, semanal ou quinzenalmente, para pensar no que precisa ser feito. Nesse dia, você precisa responder às seguintes perguntas:

>  O que precisa ser feito?

>  Como fazer?

>  Por que fazer?

>  Quando fazer?

>  O que fazer de diferente?

Dica nº 07 – Faça reuniões produtivas

Reuniões são ferramentas gerenciais de fundamental importância. Principalmente, quando geram ou encaminham decisões importantes para os resultados do negócio. O problema é que as reuniões viraram uma praga corporativa, o “reunionismo”. Passa-se muito tempo lendo e escrevendo relatórios, preparando ou assistindo a apresentações intermináveis e participando de discussões que não levam a lugar algum.

Uma reunião precisa ter agenda com envio prévio a todos os participantes, objetivo (base da pauta), um coordenador, horário para o início e o fim, foco (sem conversas paralelas) e resumo em forma de ata.

Dica nº 08 – Seja breve ao telefone

O telefone é um importante instrumento de socialização, ajuda a construir relações agradáveis, mas, por outro lado, é uma das principais fontes de interrupção no trabalho. Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam a execução das tarefas. Portanto, depois das rápidas gentilezas iniciais, vá direto ao assunto, seja educado, mas breve e objetivo. Concluída a conversa, agradeça e encerre o contato.

Também é importante planejar as suas ligações. Esteja preparado para falar (mantendo todas as informações à mão), agrupe as ligações e tente fazer todas as chamadas agendadas em sequência.

Dica nº 09 – Utilize bem as redes sociais

Os brasileiros são os que passam mais tempo on-line nas redes sociais, segundo diversas pesquisas realizadas. Também estão entre os que mais compartilham conteúdo nas redes sociais. Os viciados em redes sociais, os heavy users, têm dificuldades para gerenciar o tempo. Ter hábitos positivos e gozar das benesses das redes sociais é um grande desafio para os usuários. Mas é preciso tentar!

E pensar que ainda há o WhatsApp…

Dica nº 10 – Use bem e-mail e Whatsapp

Essas ferramentas facilitam a comunicação, mas podem consumir bem o seu tempo. Determine um horário para checar suas mensagens de e-mail, procure respondê-las imediatamente, mantenha limpas suas pastas e caixa de entrada, e apague as mensagens que não interessam.

Em relação ao WhatsApp:

>  Silencie as notificações em almoços, reuniões ou encontros profissionais.

>  Determine momentos para utilizá-lo. Lembre-se, se for urgente, as pessoas ligarão para você.

>  Evite ouvir recados de voz em público ou perto de outros colegas.

Dica nº 11 – Aproveite e tecnologia

Existem muitos recursos tecnológicos para ajudá-lo a gerenciar melhor o tempo, como: aplicativos (Evernote, Any.do, Hours Time Tracking, etc.), agendas online, sistemas automatizados e muito mais. Então, abuse de todos os recursos que possam ajudá-lo a utilizar o seu tempo com mais eficácia.

A proliferação de smartphones e tablets, além de grande quantidade de regiões com coberturas 3G, 4G e pontos de wi-fi, ampliam a nossa mobilidade, ajudando-nos na execução de tarefas, comunicação e no gerenciamento virtual de equipes. Aproveite as facilidades propiciadas pelas novas tecnologias em prol do seu tempo.

Dica nº 12 – Saiba a hora de parar

Diariamente, realizamos muitas atividades: trabalhamos, estudamos, descansamos, treinamos, namoramos, temos os nossos momentos de lazer, de dedicação à família, aos amigos e a nós mesmos. Diante de tantas demandas, buscamos um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Todavia, estamos sob pressão e assediados pelo estresse, em boa parte do dia, tornando esse equilíbrio algo difícil.

Quem consegue organizar os horários para ter tempo livre, organiza melhor o tempo para trabalhar. Assim, é crucial saber dosar, perceber quando já tra­balhou o bastante e… saber a hora de parar!

Gestão do tempo, produtividade e bem-estar: agora é com você!

Há um grande desejo que este conteúdo tenha lhe provocado uma imensa vontade de mudança, estimulando-o a seguir adiante, em busca de uma vida mais equilibrada. Comece fazendo uma reflexão sobre a sua vida pessoal e profissional, o que mais lhe incomoda, seus sonhos, frustações e objetivos. Pense em seu convívio com as pessoas que ama e tem apreço: sua família, amigos e colegas. É necessário ter em mente que, em certas ocasiões, você não conseguirá agradar a todos, isso implicará em dizer “não”, algumas vezes.

Mas é preciso seguir adiante, na busca por um melhor equilíbrio no uso do seu tempo e, consequentemente, em sua vida. Lembre-se: tempo não é dinheiro, TEMPO É VIDA, e quando você desperdiça o seu tempo, está desperdiçando a sua vida!

Para finalizar, uma frase inspiradora, forte, bela e oportuna:

“O tempo não volta. O que volta é a vontade de voltar no tempo. Então, faça valer a pena!”

Seguimos…

Por Albírio Gonçalves*

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(*) Albírio Gonçalves é consultor empresarial, educador corporativo, palestrante, mentor, coach, autor e referência em desenvolvimento de líderes, gestores, times/profissionais de alta performance e equipes de vendas, bem como na profissionalização da gestão e qualificação de sucessores e herdeiros de empresas e grupos empresariais familiares.

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